Régime de transmission des annexes aux convocations des conseils municipaux

L'article L. 2121-12 du code général des collectivités territoriales (CGCT) dispose que "dans les communes de 3 500 habitants et plus, une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être adressée avec la convocation aux membres du conseil municipal. Si la délibération concerne un contrat de service public, le projet de contrat ou de marché accompagné de l'ensemble des pièces peut, à sa demande, être consulté à la mairie par tout conseiller municipal dans les conditions fixées par le règlement intérieur. Le délai de convocation est fixé à cinq jours francs. En cas d'urgence, le délai peut être abrégé par le maire sans pouvoir être toutefois inférieur à un jour franc. […] ".  L'article L. 2121-13 du même code, applicable à l'ensemble des communes, prévoit en outre que tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération.  Comme l'a indiqué le Gouvernement dans sa réponse à la question écrite n° 75840 publiée au Journal officiel de l'Assemblée nationale du 1er septembre 2015, les projets de délibération et les documents préparatoires aux séances doivent être communiqués, avant la réunion du conseil, aux conseillers municipaux qui en font la demande, sous peine de porter atteinte aux droits et prérogatives qu'ils tiennent de leur mandat (CE, 29 juin 1990, commune de Guitrancourt). Les conseillers municipaux, qui ne doivent pas être placés dans une situation moins favorable que les habitants ou les contribuables de la commune (CE, 9 novembre 1973, commune de Pointe-à-Pitre), peuvent obtenir la communication des documents budgétaires et administratifs soit par consultation gratuite sur place, soit par délivrance de copies moyennant le paiement d'un prix qui ne peut excéder le coût de la reproduction. Cette règle ne fait pas obstacle à ce que des mesures facilitant l'accès des élus aux documents communaux soient prises par le maire, dans le respect de l'égalité de traitement entre les élus. En application de l'article L. 2121-13-1 du CGCT, la commune assure la diffusion de l'information auprès de ses membres élus par les moyens matériels qu'elle juge les plus appropriés. Elle peut, dans les conditions définies par son assemblée délibérante, mettre à disposition de ses membres élus, à titre individuel, les moyens informatiques et de télécommunications nécessaires. Les documents sont ainsi susceptibles de leur être transmis sans frais par courrier électronique, lorsqu'ils sont disponibles sous forme dématérialisée.  Dans ces conditions, l'accès aux informations, notamment aux annexes de la convocation doit être assuré par le moyen que le maire et le conseil municipal jugent le plus adapté : mise à disposition des annexes sur un espace numérique sécurisé, envoi postal, examen sur place. Il appartient à la collectivité de déterminer, dans le cadre de son règlement intérieur, les conditions de cette mise à disposition, sous réserve du respect des garanties jurisprudentielles.  Au vu de ces garanties jurisprudentielles, il convient donc que la collectivité s'assure, en cas de mise à disposition numérique des annexes sur un espace sécurisé, de l'absence de frein à un accès facile à ces documents (non-communication des codes d'accès, limites de connexion, accessibilité limitée), afin que le droit à l'information de l'élu ne puisse pas être considéré comme méconnu, sous réserve de l'appréciation souveraine du juge administratif.